昨今、テレワークが注目を浴びています。

出先や現場での事務作業、在宅勤務など、中小企業にもテレワークが必要だと痛感している方もいることでしょう。

「テレワーク」と身構えずとも、ポイントを押さえれば、中小企業でもテレワークを導入することは十分可能です。

テレワーク導入のため確認しておきたいポイントは以下の4つです。

  • 適用可能な業務の見極めとペーパーレス化
  • 必要環境(ハードとソフト)
  • セキュリティ
  • 社員の管理

各ポイントについて、具体的にどんな点に気をつけ、環境をどう整えるべきかを解説します。

テレワーク適用可能な業務とペーパーレス化

そもそもテレワークに向かない業務に導入しても、コストや手間ばかりかかり、有用とはいえません。

テレワーク可能な業務のタイプは大まかに2つあります。

  • PCを使ったデスクワーク
  • 社内外との会議や打ち合わせ

適用が困難な業務の例として、遠隔操作不能な設備やモノを扱う現場作業、現物提示やデモが必要な接客業務があげられます。

またテレワークの前提として、社内外におけるデスクワークの電子化は不可欠です。もし一部業務で紙の書類を使っていれば、その業務はテレワークの対象になりません。

テレワーク導入に必要な完全ペーパーレス化には、社内はもちろん、取引先など社外も含めた調整が必要です。ペーパーレス化実現のメリットをいかに理解してもらうかがカギになるでしょう。

テレワーク導入に必要な環境

自社や所属部門の業務がテレワークに適しているならば、導入に向けた環境を整えましょう。

ハードウェアとソフトウェアの両面にわたり準備が必要です。

通信環境と端末の用意

テレワークには安定したネット環境が必要になるため、モバイルより固定の光回線の利用が望ましいです。さらに情報を安全にやり取りするために、VPNやクラウドを利用するのが無難です。

効率的な事務処理にはPCが必要になります。テレワーク用のPCとして、会社支給かBYOD(私物端末の業務利用)、シェアオフィスの共用PCが想定されます。いずれにしても、任意で持ち出し可能なノートPCであれば、紛失リスクに備えたクラウドシステムの利用が推奨されます。

なお、タブレットやスマホのテレワーク利用は、今のところ、報告等の補助業務を実施する用途に限定しておくのが現実的です。携帯性は高いですが、PCに比べると処理能力や操作性が劣るためです。移動コストの削減を目的に使用するのがふさわしいでしょう。

連絡ツール社内PCのリモートツール

社内にいれば直接話を交わすこともできますが、テレワークではそうもいきません。電話やメールで連絡を取り合ってもいいのですが、円滑なコミュニケーションにはグループウェアの利用が好ましいです。チャットやスケジュール管理、Web会議機能があれば、仕事をスムーズに進めやすいでしょう。安全な連絡手段を確保したいのなら「Microsoft 365 Business Premium」のようなセキュリティ機能を完備したサービスを使うといいでしょう。

業務を進めるにあたり社内システムの利用は不可欠です。会社の業務システムがクラウドサービスならば、そのままテレワークに移行しても問題ないでしょう。ただ、クラウド化が難しいのであれば、既存の社内PCによる処理が必要なため、リモートツールの活用を推奨します。

また、テレワークと出社勤務を併用する場合にもリモートツールが適しています。社内PCとテレワーク端末を利用し、相互にファイルの利用や参照をしたい場合に便利です。一般的なリモートツールとしては「Splashtop Business」のようなサービスがあります。

ほかに、Officeアプリなどの汎用的なアプリであっても、テレワーク用PCにインストールして使うのは避けたほうがいいでしょう。情報漏洩のリスクを考えると、なるべくクラウドサービスを使うほうが何かと安全です。

テレワーク時のセキュリティ対策

 
テレワーク勤務者の環境は各々異なり、しかも社外で会社の情報を扱うため様々なリスクにさらされます。テレワークで注意しておきたいリスクに、情報の取り扱いと使用端末のセキュリティがあげられます。以下にテレワークにおけるリスクと対策の例を示します。
 
  • テレワークにおけるリスクと対策
リスク要因 情報の社外持ち出し 外部ネットワーク接続
発生リスク 情報の漏洩、紛失 攻撃(ウィルス感染、トロイの木馬)
対策の例 持ちださない 安全な持ち出し クラウド 閉域網接続
実現する技術やツール リモートデスクトップ セキュアブラウザ/セキュアコンテナ

 

秘密分散

テレワークにおける社員管理

テレワーク社員の勤怠と在席の把握・管理には勤怠管理ソフトがおすすめです。対象社員が少なければ電話やメール確認でもかまいませんが、部課単位でまとめて管理したい場合は検討すべきです。

勤怠管理ソフトでの就業や終業、休憩時間の確認だけでなく、勤務実態の把握や管理につなげられるソフトであればなおいいでしょう。

例えば、PC操作のログが取得できれば、作業実態の可視化やオーバーワークの察知・抑止が可能になります。また、勤務時間にちゃんと仕事をしているかの確認に、画面キャプチャーを不定期に行うソフトを採用するのもいいでしょう。

まとめ

中小企業のテレワーク導入はそれほど難しいことではありません。PCとリモートツール、セキュリティ、社員管理システムの4つの環境が整えば実施できます。

自社にふさわしいツールやクラウドサービスをいち早く知り、すぐにテレワークを開始したいなら、テレワーク導入支援サービスを検討してみてはいかがでしょうか。