残業抑制やテレワーク等、働き方の変化により、社内のコミュニケーションや情報共有がスムーズにいかなくなると困りますよね。それもあって、最近クラウド型のグループウェアに注目する企業が出てきています。グループウェアとは社内の情報共有システムで、システムを介して従業員に連絡できる便利なツールです。

ただ、いざ選定しようにも、グループウェアは数多くあるため候補を絞るのも一苦労でしょう。まずは多機能なグループウェアの基本を押さえたうえで、自社との適合性や導入イメージをつかむのがおすすめです。

それでは今回はおすすめのグループウェア(クラウド型)をピックアップし、選びやすいようにランキング形式で紹介します。各社各様のサービス内容やプラン選定のコツも合わせて見ていくので、どれが自社に適しているかチェックしましょう。

グループウェアとは

共有のイメージ

グループウェアは、情報共有を目的とするシステムです。グループウェアでは業務連絡に加え、業務文書等のデータ共有、スケジュール調整ができます。

グループウェア、しかもクラウドを使えば従業員との連絡・情報共有手段として、定期的な全体ミーティングも必要ありません。現場部門や営業職、またテレワークなど、一か所にとどまって勤務しない形態では、協同作業を円滑かつ効率的に進めやすくなるので非常に便利でしょう。

グループウェアの基本機能

連絡のイメージ

一般的なグループウェアには、以下のような機能があります。

  • チャット :グループチャットで連絡・情報共有
  • 電子メール :一般的なメール機能のほか、既読機能等があるものも
  • ワークルーム :部門やプロジェクト、タスクごとに設ける連絡・共同作業スペース
  • スケジュール管理 :従業員の予定の共有・確認、スケジュール調整が可能
  • ファイル共有 :業務文書や資料ファイルの共有・利用
  • ワークフロー :各種申請や稟議書の電子化、作業割当・工程進行の管理・調整
  • ダッシュボード :通知や業務情報、操作画面のリンクを配置したホーム画面
  • 共有設備の予約 :会議室やプロジェクター等の機材、社用車の利用予約・管理
  • モバイル対応 :スマホやタブレット、モバイルアプリで利用可

ただし、グループウェア(クラウド型)には外国製もあり、たとえば日本でよくある設備予約機能の利用にはユーザー設定が必要なものがあります。

おすすめのクラウド型グループウェアランキング

テレワークのイメージ

ここで、あまたあるグループウェア(クラウド型)の中からおすすめ製品を3点ピックアップし、独自基準によるランキングとして紹介します。

ランキング3位:Googleアプリに慣れているなら「Google WorkSpace」

プライベートでもGoogleの各種アプリを利用しているなら、馴染みやすいのがGoogle WorkSpaceです。法人向けのセキュリティや管理機能、また十分なクラウドストレージも標準搭載しています。Googleが提供しているのでシステムの安定感は抜群で、大規模拡張も可能なのが利点。グループ会社共通のグループウェア導入を検討していたり、キャンペーン・イベント要員との連絡など、常設でも臨時でも大人数に対応できます。

Google WorkSpaceの4つのプラン

  プラン 月額料金 容量
1 Business Starter 680円 / ユーザー 30GB / ユーザー
2 Business Standard 1,360円 / ユーザー 2TB / ユーザー
3 Business Plus 2,040円 / ユーザー 5TB / ユーザー
4 Enterprise 要問い合わせ 必要に応じて拡張

Google WorkSpaceではプランを問わずすべてのアプリを利用でき、グループチャットを活用した情報共有が可能です。「1」のスタータープランでは共有ドライブや検索機能、会議の録画保存機能がありません。大容量のクラウドストレージや、ID管理などの高いセキュリティ機能は「3」以上のプラン契約が必要です。業務効率化に欠かせない共有フォルダや検索機能が必要なら、上位プランの選択が必須になるでしょう。

ランキング2位:グループウェアのみ、または機能追加も可能な「サイボウズ Office」

サイボウズ Officeは中小企業向けのグループウェアです。サイボウズ Officeはダッシュボードや掲示板、ファイルやスケジュール管理の基本機能に加え、モバイル端末にも対応。

そんななかで、サイボウズ Officeのおすすめポイントは使いやすさです。実際にサイボウズ Officeを導入した約半数の企業がグループウェア未経験で、また30代以降の世代に馴染みやすいUIデザインに定評あり。グループウェアだけを導入したい企業から、汎用グループウェアに機能を追加して使いこなしたい意欲的な企業もおすすめです。

サイボウズ Officeの2つのプラン ※最低利用人数は5人~

  プラン名 月額料金(税込) カスタムアプリ
1 スタンダードコース 550円/ユーザー
2 プレミアムコース 880円/ユーザー

汎用のグループウェアが欲しいのであれば下位プラン、業務アプリをカスタムして情報共有・管理を推進したいなら上位プランを選びましょう。カスタムアプリを活用し、業績速報や顧客管理情報、人事教育、資産管理情報をグループウェアにアップすれば、円滑に業務を進める助けとなるでしょう。

ランキング1位:グループウェアと定番の文書アプリを標準搭載する「Microsoft 365」

長年Officeアプリを利用しているなら、グループウェア(クラウド型)導入でまず思いつくのがMicrosoft 365ですよね。Officeアプリがクラウド移行したのをきっかけに、自社システムのクラウド化を検討し始めた企業も多いです。Microsoft 365ならWord、Excel、PowerPointが標準搭載されており、Officeアプリを日常的に使う企業も導入しやすいでしょう。

グループウェアが使えるMicrosoft 365のプラン

  プラン名 月額料金 Officeアプリ セキュリティ
1 Microsoft 365 Business Basic 594円/ユーザー ○  3種
2 Microsoft 365 Business Standard 1,496円 / ユーザー ○  すべて
3 Microsoft 365 Business Premium 2,398円 / ユーザー ○  すべて ◎ 高度なセキュリティ対策

プラン選定のコツは、すべてのOfficeアプリやネットワーク・端末セキュリティの必要の有無です。すべてのOfficeアプリが必要ならば中上位プランに、一般的なOfficeアプリだけでいいなら最安プランでも十分です。通信や自社端末のセキュリティもまるっと揃えたいなら最上位プランがおすすめです。

【各プランごとの適用例】

  1. 付随事務のない現場担当や臨時要員
  2. 文書作成が必要な事務員や管理職
  3. パソコン等の業務端末持ち出しや、社外連絡の多い従業員

Microsoft 365は職務や業務実態に応じ、従業員ごとにプランを選べるのが利点です。多くのサービスのように会社(組織)単位のプランを一斉適用するのでなく、従業員単位でプランを選べます。

クラウド型グループウェアの比較ポイント

比較のイメージ

グループウェア(クラウド型)の比較・検討ポイントに、次の3つがあります。

  • 規模
  • 標準搭載アプリ
  • セキュリティ機能

規模

利用規模に適したグループウェア(クラウド型)を選びます。サイボウズ Officeは国内拠点の数人から数百人程度の企業を想定しています。反面、GoogleやMicrosoftの大手ITベンダー製なら、海外拠点や万単位のユーザーをつなぐ大規模運用も可能。将来的な展開予定も考慮して製品を選択しましょう。

標準搭載のアプリ

グループウェア(クラウド型)の中には、各種のアプリを標準搭載しているものがあります。Microsoft 365ではOfficeアプリ、Google WorkSpaceにいたっては、すべてのアプリ(一部機能を除く)を利用できます。グループウェア単体と、付属アプリも含めたサービスのどちらが有用か考慮しましょう。

セキュリティ機能

一般的にクラウドサービスではセキュリティ対策がなされています。ただし、ユーザーやアカウントの管理、利用端末のセキュリティ対策は原則自社で行わなくてはなりません。もしネットワークやID管理など、高度なセキュリティ機能を求めるなら、それに対応するグループウェアを選択します。たとえば端末セキュリティ機能はMicrosoft 365の最上位プランで提供されています。

クラウド型グループウェアを導入する際に気をつける点

会社のイメージ

最後に、グループウェア(クラウド型)導入で気をつけたい点をお伝えします。

グループウェアの導入後は業務連絡や、会社からの通達、事務連絡などさまざまに使われるでしょう。ただし、所属部署や職務によってはグループウェアの利用頻度に差が出てくることが予想されます。つまり「使い方がわからない」「面倒だから」とグループウェアを扱えないまま、情報から取り残される従業員を出さないようにしなくてはなりません。使いやすいレイアウト構成にしたり、従業員に定期的なグループウェアのチェックを義務づけるなど、定着利用を促す施策が必要となるでしょう。

グループウェアは社内連絡のハブであり、利用が進むにつれインフラ化します。ただし、運用管理者の負担を考えて役割を決めないとマスター登録や情報更新が進まず、部門独自の非公式な連絡ツールが乱立しかねません。グループウェアの運用面についてきちんと会社で制度を整えてから、活用に踏み出しましょう。

まとめ

さて、今回はおすすめのグループウェア(クラウド型)をピックアップし、選びやすいようにランキング形式で紹介しました。

グループウェアとは協働のための情報共有システムです。グループウェアの基本機能として「チャット」「ワークルーム」「スケジュール管理」「設備予約」があります。

【おすすめのグループウェア(クラウド型)のランキング】

  1. Microsoft 365 :Officeアプリを標準搭載、従業員毎にプラン選択が可能
  2. サイボウズ Office :グループウェア単体、もしくは機能追加によるカスタマイズを選択可
  3. Google WorkSpace :全プランですべてのアプリを利用可、大規模拡張でも安定感あり

総合的な利用しやすさは、Office搭載かつ個別にプラン選定が可能なMicrosoft 365に軍配が上がります。機能の選択肢が広いのは、グループウェア単体もしくは必要に応じて機能を追加できるサイボウズOffice。機能面で折り合いがつけば、お得なのは下位プランでもすべてのクラウドアプリを使えるGoogle WorkSpaceです。

【グループウェア(クラウド型)の比較・検討ポイント】

  • 規模 :推奨ユーザー数、対象範囲をチェック
  • 搭載アプリ :グループウェア単体と付属アプリの利便性を比較
  • セキュリティ機能 :高度なセキュリティ機能の要否

今ではテレワークや、副業の外部スタッフ活用など、あちこちで労働力の多様化を耳にするようになってきましたよね。その中で、グループウェア(クラウド型)は社内外の情報共有ツールとして有用です。来たるべき将来や事業拡大に備えて、戦略的にグループウェアに慣れましょう。

なお、当社では今回ランキングで登場した全てのソフトウェアを扱っています。クラウド型のグループウェアの導入を検討している方は、まずこちらからご相談ください。