企業での社員に関わるすべてに関わる労務管理がきちんと行わなければ社員は安心して働けませんよね。労務管理は社員が企業で安心して安全に働くために重要で、企業にとっても企業経営を継続的に向上させるために必要な業務です。

しかし、労務管理の業務は社員に関する事柄全般に関しての内容で多岐にわたり、業務量も大変多くなります。さらに、労務管理は各種の労働関係法令の遵守も求められますので、各種法律にあった、社員の正しい労働状況の正確な把握も行わなければなりません。

そのため、労務関連の業務をおこなう企業の人事担当者は、常に忙しいのが悩みの種です。しかし、その内容を効率化するのが労務管理ソフトであり、労務管理ソフトについて知るために、この記事ではその内容と特徴を実際の労務管理ソフトを紹介しながら解説します。ぜひ、導入を検討しましょう。

そこで今回は、人事担当者の労務管理業務の負担を減らすための解決策となる、労務管理ソフトについてお伝えします。

労務管理とは

人事のイメージ

労務管理とは、社員が企業に入社してから退職するまでのさまざまな管理業務をさします。

社員を雇用した時には、労働基準法に基づいた労働条件を明示し、労働期間や労働時間、給与、業務内容などを取り決めた労働契約を結びます。労務管理には、法定三帳簿といわれる労働者名簿、賃金台帳、出勤簿があり、作成して保管しておく必要があります。また、社会保険、雇用保険の加入手続きも必要です。

また社員が入社して働きだすと、労働時間管理や安全衛生管理、引っ越しや出産などライフイベントによって発生する諸手続きなどが発生します。人事担当者の実務として具体的には、勤怠管理、給与・賞与計算、年末調整、休暇管理などさまざまな労務管理業務があります。そして社員が退職した時には退職金の計算や社会保険の手続き、源泉徴収票の発行などの業務が必要です。

労務管理は企業経営にとって重要な人材(ヒト)に関する業務であり、社員のモチベーションをあげて生産性を向上させたり、優秀な人材を定着させるために重要な役割を持ちます。一方で、労働管理の仕事は多種多様で大量にあり、人事担当者の負担が大きいことが大きな問題点となっています。その業務を効率化するのが、労務管理ソフトであり、労務管理ソフトを導入することによって、人事担当者自身のモチベーションと生産性向上を達成できるでしょう。

労務管理ソフトを導入するメリット・デメリット

業務効率化のイメージ

労務管理ソフトは人事担当者の労務管理業務の負担を減らすための解決策として注目されますが、デメリットもあります。ここでは、労務管理ソフトを導入するメリット・デメリットを紹介しましょう。

労務管理ソフト導入のメリット

労務管理ソフトを導入するメリットは、業務の効率化です。具体的には多岐多様にわたる労務管理の作業をおこなう人事担当者の業務負担を減らし、労務管理本来の目的である社員のモチベーションをあげて生産性を向上させたり、優秀な人材を定着させるための時間にあてたりできる点です。そして各種労働法などの改正の対応や人事マスタ会計/経費精算など社内のほかのシステムと連携できる点も大きなメリットです。

また、労務管理ソフト導入は、人事部門以外の部門にも良い影響を与えます。労務管理ソフトの多くは社員の経験やスキルなどを含む情報を一元管理しているので、適材適所の人材配置が可能となります。たとえば新たなポストに最適な人材を配置する場合、労務管理ソフトなら人事の評価をもとに配置ができます。このため、人事のミスマッチを減らせるかもしれません。

さらに、社員にとっても勤怠管理や各種申請などがパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットから簡単にできるので負担が大きく軽減できます。

労務管理ソフト導入のデメリット

労務管理ソフトを導入するデメリットのひとつは、導入に費用がかかる点。労務管理ソフトにもよりますが、初期費用やランニングコストがかかります。また、企業の就業規則や勤務形態に対応できる労務管理ソフトがみつからない可能性があります。具体的には企業の中でも営業と事務職で勤務時間などの勤務体系が異なるケースがあり、柔軟な勤務体制に対応できる労務勤務ソフトがないケースがあるということです。

このような場合はそれぞれの企業の状況に合わせて、総合的に労務管理をカバーする労務管理ソフトを選択するか、労務管理業務の中でもソフト導入の効果が期待できる一部の業務に特化したソフトを導入するかを検討しましょう。

おすすめの労務管理ソフト

パソコンのイメージ

では、おすすめの勤怠管理ソフトについて解説します。

人事労務freee

人事労務freeeは、給与計算、年末調整、勤怠管理といった労務管理業務を一元化して管理するシステムです。

人事労務freeeにはおもに基本的な労務業務である、給与計算、給与明細作成、勤怠管理、パソコン・Web・モバイル打刻、有給休暇管理、入退社管理、年末調整のほかに、従業員情報管理(入退社情報、扶養家族、住所など)や法廷帳簿の自動作成(賃金台帳、出勤簿、労働者名簿など)などの機能があります。このため、労務管理ソフトをまず導入するとなればfreeeがおすすめです。

SmartHR

SmartHRは、労務業務の作業のペーパーレス化、効率化の解決策として活用できるクラウド労務管理ソフトで、社員情報の一元管理や蓄積された情報を活用することができます。

SmartHRにはおもに従来紙ベースでおこなっていた給与明細、年末調整や入社手続、雇用契約のオンライン活用によるペーパーレスや、社員情報を一元管理、自動で社員名簿を更新、各種労務手続きや電子申請、人事情報の集計・可視化・分析などの機能があります。このため、煩雑な手続きも一気に楽になるでしょう。

おすすめの人事管理ソフト

組織のイメージ

人事管理ソフトは、組織全体の管理や入退社処理など広義の労務管理業務を労務管理ソフトや勤怠管理ソフトなどと連携しサポートするシステムで、組織全体を一元管理できるところが魅力的です。そこで、人事管理ソフトの中からおすすめのソフトを紹介します。

人事管理システムjinjer人事

人事管理システムjinjer人事は、タレントマネジメント、組織情報、人事異動、業務履歴、給与、福利厚生、教育研修などの組織の人事データをパソコン画面上で一元管理し見やすく可視化するシステムです。

人事管理システムjinjer人事には、従業員情報管理(所属、住所、連絡先、給与、社会保険、学歴、職歴、資格など)、入退社管理などの基本的な人事情報だけでなく、組織管理や人事異動シミュレーション、社員のパフォーマンス表示、組織図出力などの人材管理や管理者権限などの機能があります。また、労務管理ソフトや勤怠管理ソフトなどの社内で導入しているほかのソフトとの連携も可能です。

人事部業11

人事部業11は、人材育成や配置、労働環境の整備などの人事マネジメントを実現するためのシステムで、社員の経歴、評価、移動履歴、健康診断の受診状況などの情報の一元管理をおこない社員情報を分かりやすく表示できます。また、業務上必要な管理資料を自動で作成でき、社員はクラウドで身上異動届出をすることができます。このため、紙の書類での提出が不要になるでしょう。

おすすめの勤怠管理ソフト

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勤怠管理ソフトは、労務管理業務の中でも勤怠管理に特化したシステムです。企業では勤務形態や部門部署、雇用形態によってさまざまな設定で勤怠管理をおこなわなければならないため、勤怠管理業務はシステム化によって人事担当者の負担軽減が見込まれます。そこで、勤怠管理ソフトの中からおすすめのソフトを紹介します。

IEYASU勤怠管理

IEYASU勤怠管理は、月額料金や導入費用が無料で利用期間や利用人数に制限がない完全無料のプランがあるのが大きな特徴です。

無料プランでは、基本的な勤怠管理に必要な日次勤怠管理、日次勤怠承認機能、給与・賞与明細のほかにもあると役立つ勤怠管理・残業レポート機能、CSV入出力、シフト管理機能や、職員が行うタイムカード(打刻機能)や便利な工数管理、日報作成の機能が使えます。細々とした勤務管理も、これなら対応できるに違いありません。

IEYASU勤怠管理では、社員数によって料金が異なる有料プランも提案されており、有給休暇の自動付与機能、届出申請フロー機能、勤怠アラート機能、新労働基準法対応の残業管理レポートなどの機能が追加されています。これなら働き方改革の波ににも対応ができるかもしれません。

KING of TIME

KING of TIMEの特徴は、多種類の打刻手段を選べる点。社員それぞれのパソコンからの打刻やスマートフォンからの打刻、ICカードでの打刻、指紋認証、指静脈認証打刻、顔認証打刻、入退出打刻などの打刻が提案されています。

KING of TIMEは基本的な労務管理業務である、残業、休暇の申請・承認、スケジュール管理、シフト管理、管理者権限機能、休暇取得状況管理などの他にも、企業のニーズに合わせて選択できる複数拠点の勤務状況管理、在宅・テレワーク・時差出勤に対応、残業時間のリアルタイムでの把握、基準残業時間超過の可視化、残業時間超過などのアラート機能、就業ルールに合わせた対応、各種給与ソフトとの連携、Excel・CSV・PDFで出力、海外対応・英語対応、データ分析などが提案されています。特にテレワークやフレックスなど、柔軟な勤務体系を導入している企業にはおすすめ。

労務管理ソフトを選ぶポイント

法律のイメージ

労務管理ソフトを選ぶときの最も重要なポイントは、自社の問題点解決に最適なシステムを選ぶこと。一般的なポイントを満たしていたからといって自社の問題点を解決できるとは限りませんので注意が必要です。労務管理ソフトは、人事担当者だけでなく、他の部署や社員にとっても役立ちますますので、労務管理ソフトをどのように活用したいかも選ぶポイントになるでしょう。

自社に役立つシステムを選ぶことを前提として、他にも下記のポイントがあります。

  • 法改正に適応している:企業の労務管理において法令順守は重要で、法改正に適応しているかどうかもポイントです。また、法改正に対応できるシステムかどうかも確認する
  • 市場で認められている:企業の導入実績のある労務管理ソフトであることも、安全性をはかるうえでは重要なポイント
  • 使い勝手がいい最新の機能がついている:テクノロジーの発達により便利な機能が充実しています。その中でも、自社で必要な機能をつけているものを選ぶ
  • 価格:導入を検討するにあたっては価格も重要なポイントです。費用対効果を考えて最適なシステムを選ぶ

 

さて今回は、人事担当者の労務管理業務の負担を減らすための解決策となる、労務管理ソフトについてお伝えしました。

労務管理とは社員が企業に入社してから退職するまでのさまざまな管理業務で、多種多様で大量にあり、人事担当者の負担が大きいことが大きな問題点となっています。労務管理ソフトを導入するメリットは、そんな問題点の解決策となる点で、人事担当者だけでなく他部署や社員にも使いやすさを提供します。一方導入するためにはコストがかかる点と自社に最適な労務管理ソフトが見つからない可能性がある点がデメリットです。

おすすめの労務管理ソフトには、労務管理業務を一元化して管理するシステムである「人事労務freee」、労務業務の作業のペーパーレス化、効率化の解決策として活用できるクラウド労務管理ソフト「SmartHR」があります。

おすすめの人事管理ソフトには、組織の人事データをパソコン画面上で一元管理し見やすく可視化するシステムである「人事管理システムjinjer人事」、人材育成や配置、労働環境の整備などの人事マネジメントを実現するためのシステム「人事部業11」があります。

おすすめの勤怠管理ソフトには、月額料金や導入費用が無料で利用期間や利用人数に制限がない完全無料のプランがある「IEYASU勤怠管理」、多種類の打刻手段を選べる多機能の「KING of TIME」があります。

労務管理ソフトを選ぶポイントは、自社に最適なプランを選ぶことで、他には法改正に適応しているかどうか、企業の導入実績のある労務管理ソフトであること、最新の機能がついている点、価格などがあげられます。

人事担当者の労務管理業務の負担を減らすための解決策として、労務管理ソフトを検討しましょう。弊社(クレアスバリュー)でも、このような労務管理ソフトを取り扱っています。ご興味がある、または導入を検討している場合は遠慮なくご連絡ください。