最近働き方改革として、残業を少なくしよう!少しでも仕事を効率化させよう!という動きが強くなっていますよね。そんな中で大企業が「RPA(業務自動化)」「DX(デジタル・トランスフォーメーション)」など新しい部署を立てている!というニュースが出てきています。

中小企業は人が少なく、どうしても1人あたりの業務量が多くなりがち。その中で「うちの会社も、少しでも仕事が効率化できないだろうか」と考える方も多いのではないでしょうか。RPA(業務自動化)は、そんな仕事の効率化に大きな役割を果たしてくれます。

とはいえ、「RPAって何なんだ?」「実際にどんなことができるのか?」「うちのような中小企業にも導入できるの?」などさまざまな疑問が出てくるでしょう。そこでこの記事では、RPAを中小企業に導入するときの疑問にお答えしつつ、導入するメリットや知っておきたい点などを解説します。

 

まずはそもそもRPAとは何か、を解説

まずはそもそも「RPA」とはどういうことなのか、を説明しましょう。

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称です。そのまま翻訳すると、ロボットによって仕事のプロセスを自動化すること、を指します。つまり今まで私たちが行っていた作業をロボットが代わりにやる、というイメージでよいでしょう。

 

RPAを導入するときに気になる疑問

多くの中小企業が気にすることといえば、「費用がどれくらいかかるのか」「RPAって具体的にどうやって役に立つのか?」ということです。実際に、私たちの企業でも営業の際によくこのような声を聞きます。そこで、まずはその疑問に回答しましょう。

「費用がいくらかかるのか」については、最小で月70,000円程度(年間908,000円)から導入することができます。NTTデータが開発したRPAツール「WinActor」は業務の手順を記憶させることで、同じ作業を行うことができます。現在4,000社以上もの企業に導入されているのだとか。

例えば「毎日決まった時間に売り上げを記入する」「請求書を発行する」などの単純作業が、月70,000円でやってもらえる!となったら安いですよね。その分の作業はRPAでやってもらえば、私たちは他のもっと重要な仕事に着手できるのです。

また、「RPAとは具体的にどんなことができるの?」とよく聞かれます。RPAは単純作業を得意としており、例としては先ほどの作業だけでなく、

・毎月の交通費精算

・売掛・入金業務

・買掛・支払業務

などなどもRPAによって自動化できます。これなら、単純作業の手間を省くことができますよね。人手不足に悩まされがちな中小企業様でも、助かるに違いありません。

「新しいソフトを入れると、今までとなれない操作をするから不安」という方もいますよね。でも安心してください。RPAのソフトウェアだと、今まで使っていたブラウザとアプリケーションをつなぐ形になるので、操作のやり方が変わることは少ないでしょう。

もし、実際に見てみたい!という場合は以下の動画を見るとイメージがぐっとわきます。

 

RPAを中小企業に導入するメリット

RPAを導入するメリットは、以下の通りです。

・個人ごとの作業の負担が軽くなる

・作業の品質が上がる

・作業にかかる時間が短くなる

「個人ごとの作業の負担が軽くなる」は、今までやっていた作業をロボットにやってもらうことで、私たちの仕事の負担が減ることです。

また「作業の品質が上がる」というのは、機械が作業することでこれまで人が行うことで起きていた単純な記入ミスやうっかりなどを防ぐことを意味します。これによって作業の品質が上がるでしょう。

「作業にかかる時間が短くなる」は、これも今まで手作業でやっていた作業をコンピュータなら素早くやってくれる、ということです。

これらを総合して、RPAを導入することによって中小企業様の場合は人手不足を解消できる可能性があります。

 

RPAを中小企業に導入するときに、知っておきたいこと

では、RPAを中小企業で導入しよう!と考えたときに気を付けるべき点についてお伝えします。

まず気を付けなければいけないことは、「RPAは仕事すべてをやってくれるわけではない」ということです。現状のRPAは「精算」「書類作成」などの作業単体を自動化できるまでで。このため、「事務の仕事全部任せたい」というのはまだできません。さらに、RPAは決まった作業が得意なので、イレギュラーが発生しやすい作業は導入に向かない可能性もあります。

また、RPAは機械なので「メンテナンスが必要」ということも覚えておきましょう。手順やルールに変更があった場合はRPAも設定しなおさなければならず、その設定に時間がかかる・・・という可能性も。さらに誤作動・システムエラーが起きる可能性もあるということは頭に入れておきましょう。トラブルが起きたときにどうするか、などの対策も考えられるとベストです.。

さらにRPAは大企業様でも中小企業様でも、使いこなせないと導入の効果がうまく実感できません。このためには、「なぜRPAを導入するのか」を明確にする、いざRPAを導入する前には必ずテストする、また実際に現場で動かしてみてマニュアルを共有する、定期的に振り返りをするのも一つの手かもしれません。

 

【まとめ】

さて、「RPAを中小企業に導入するときに知っておきたいこと」についてお伝えしました。

今回の内容は以下の通りです。

・RPAとは、「業務をロボットによって自動化する」こと

・RPAはこれまで人手でやっていた作業を自動化するので、中小企業にはとても有効

・RPAを導入するメリットとは「作業時間の短縮」「作業の質が上がる」「効率化」

・RPAを導入するときには「RPAが不得意なことを知る」「RPAにもメンテナンスやトラブルがある」「導入するときに目的を確かめ、導入して効果があったのかなどの振り返りをする」を知っておく必要がある

とはいえ、実際にどうやってRPAを導入するにあたってはまだまだ不安なこともあるでしょう。まずはRPAについて少しでも興味がある・・・という場合はぜひ弊社にお問い合わせください。